退職証明書を請求された！会社側はどうすれば良い？

「退職予定の従業員」もしくは「既に退職している従業員」から退職証明書の請求があった場合、会社がその交付を行なうことは「労働基準法の第22条1項で定められた義務」となります。退職証明書の発行を拒んだり、正当な理由がなく遅延した場合は、事業主側が30万円以下の罰金に処せられるため、注意が必要です。こういった形で義務付けられる退職証明書は、「請求や依頼があったら必ず発行すべきもの」と捉えるようにしてください。

退職証明書はどういった時に請求されるもの？

元従業員が退職証明書を必要とするのは、「市役所で国民健康保険の加入手続きを行なう時」と「ハローワークで失業保険の手続きを進める時」の2つのケースが主となります。ハローワークにおける失業保険手続きは通常、企業から発行された離職票を使って行われます。しかし、何らかの手続きミスによって離職票が退職した従業員の手元に届かない場合は、「1日でも早く失業保険の手続きを進める目的」で退職証明書の請求が行われることもあるのです。

退職証明書と離職票は一体何が違うの？

公文書ではない退職証明書は、申請を受けた企業が従業員に対して作成・発行する「私文書」です。発行のために他の公的および私的機関を挟まない退職証明書は、「即日発行可能」といった意味でも早く事務手続きを終えたいと考える元従業員にとって使い勝手の良い書類となるのです。これに対して、離職票は、「失業保険を受け取る退職者に対して国が作成発行する公文書」となりますので、この両者の性質は全く異なるものといえます。

退職証明書には一体何を記載すれば良いのでしょう？

退職証明書の発行請求を行なう従業員は、①使用期間、②業務の種類、③その事業における地位、④賃金、⑤退職事由（解雇の場合は、その理由を含む。）の5項目の中から「書いてもらいたい項目を指定すること」が可能です。発行依頼された企業側は「従業員から要求された項目以外は記載してはいけない」という決まりになっています。もし従業員からの依頼があった場合は、その従業員は「どの項目を求めているか？」をしっかり確認する必要があります。ちなみに次の就職先やハローワークなどに退職証明書を提出する場合は、5項目全てを記載するのが一般的のようです。