残業や休日出勤に関する労使間トラブルを防ぐには、労働基準法で定められている36協定の基礎知識を事業主自身が把握しておく必要があります。

またこれから会社を創業する会社で従業員に残業などをさせる際には、就業規則だけでなく36協定の届け出を行う準備も必要になってくると言えるでしょう。

今回は、意外と勘違いする事業主の多い36協定について、労働基準法にもとづく注意点などを詳しく確認していきます。

そもそも、36協定とは一体何ですか？

「時間外・休日労働に関する協定届」という正式名を持つ36協定は、1日8時間1週間40時間を超えて従業員に残業させたり、休日出勤を行わせる場合に、労働者の代表もしくは労働組合と使用社の間で書面によって締結しなければならない存在です。

36協定という少し特殊とも言えるこの呼称は、この協定の根拠となる労働基準法の第36条から来ていると言われています。

36協定が必要となるのは、具体的にどんな時？

36協定は、法定労働時間を超えて残業や休日出勤を課す場合に、労働基準監督署に届け出るべき書類となっています。

書類の中に労働者代表の署名押印が必要となってくるこの書類は、事業主だけで作成できるものではありません。

そのため例えば、今まで残業を全く行う必要がなかった会社で、時間外労働をする必要が出てきた場合は、必ず労働者の代表と協議をした上で、36協定書に署名押印をもらわなければならないのです。

法定労働時間を超えるのが少数の場合でも36協定は必要？

法定労働時間が届け出条件となる36協定の場合、たとえ残業が必要な従業員がたったの1人であっても協定書を労働基準監督署に提出しなければなりません。

事業主の中には、常時10人以上を作成条件とする就業規則と36協定を混同する人も少なくない実態があるようですが、後者の届け出に対象者の人数は関係ないと捉えるようにしてください。

36協定における違反

下記要件に該当する場合は、自社の労働環境が36協定違反になっている可能性が高いと考えられます。

・使用者が従業員の過半数で組織する労働組合（もしくは社員の過半数を代表する人）との協定を締結していない
・労働基準監督署に36協定の届け出を行なっていない
・以上の状況であるにも関わらず、従業員に法定労働時間を超えた労働を行わせている

また事業主自身の意向を反映するために、労働者代表の選出方法に問題や不備があった場合も、36協定違反になりますので注意をしてください。

36協定違反の罰則内容

悪質かつ重大な36協定違反が判明した場合は、30万円以下の罰金もしくは6ヶ月以下の懲役が科せられることもあります。

また場合によっては残業の可否判断を行う上司が罰せられることもありますので、最悪の場合に連帯責任が問われる可能性が高いと考えると、従業員に残業をさせるためには36協定の締結を含めて慎重な対応が必要になってくると言えるでしょう。

ちなみに36協定の締結をせずに従業員に時間外労働をさせている会社の多くは、サービス作業の問題からこの状況が発覚するケースが非常に多く見受けられますので、注意が必要です。

36協定を結ばない中小企業が多い実情

こうした形で厳しいペナルティが設けられている36協定においても、人件費などの部分で苦しい実情のある中小企業においては、その半数以上が協定の締結・届け出を行なっていないというデータがあります。

平成25年10月に厚生労働省労働基準局より出されたこの発表を目にした事業主の中には、「協定を締結していないのはウチの会社だけではない」といった安堵の気持ちが生じる方々もいるようです。

しかし会社側の対応に違和感を覚えた従業員の訴えにより36協定の未締結やサービス残業の事実が発覚すれば、違反による刑罰や損害賠償請求といった非常に大きな負担が生じてくると捉えた方が良さそうです。

36協定の中に定めるべき事項・内容とは？

36協定では、下記の内容を定める必要があります。

時間外労働の具体的な事由

まず労働者に法定労働時間以上の残業や休日出勤を行わせるには、下記のように36協定の中で明確な事由を定める必要が出てきます。

・臨時注文への対応
・時間外のお客様対応
・納期変更による納品作業対応

この事由は基本的に、具体的かつやむを得ないものでなければなりません。

時間外労働を必要とする業務の種類

36協定の中では、「どんな業種の人が対象になるのか？」も定めなければなりません。

一般的な協定書の中には、スタイリスト・経理事務・営業・機械組み立てといった具体的な職種が入ってくる形となります。

正社員やアルバイト、パート従業員といった雇用形態は少し大きな括りとなってしまいますので、協定書に記載する業務の種類としては少し厳しい記載内容になると言えるでしょう。

時間外労働を必要とする労働者数

上記の具体的事由で限定された労働者数も、業務の種類ごとに細かく記載していきます。

業種別でカウントするこの項目の中には、正社員やパート従業員といった幅広い雇用形態の方々が混在しても問題はありません。

また業種ごとのカウントが必要となる実態から考えると、事業主は基本的に「どの部署どれだけの人が法定労働時間を超える時間外労働をしているのか？」を把握する必要があると言えそうです。

所定労働時間

ここには、企業の事業所ごとに定めた本来の所定労働時間を記載していきます。

それぞれの事業所の時間数を記載するこの項目は、労働基準法で定める法定労働時間とは異なる内容となりますので、記入時には注意をしてください。

延長時間

この項目内では、従業員に時間外労働や休日労働をさせる延長時間における限度数を3つの期間に分けて記載していきます。

例えば1日を超える3ヶ月以内の場合、具体的な期間設定をした上で、カウントの起算日を決めておく必要があります。

また起算日は36協定における有効期間の開始日と同日になる必要もありますので、この項目の決定時に不明点がある場合は、労働基準法に詳しい弁護士などに相談をしながら作業を進めた方が良いと言えるでしょう。

有効期間

最短1年となっている36協定の有効期間には、1年を超えれば特に制約はありません。

しかし一般的な会社において事業見直しを年度ごとに行う実態から考えると、時間外や休日労働の見直しについても同じタイミングで行うのが理想と言えそうです。

また法定労働時間を超える残業を必要とする事業が1年以内に終わる見込みがある場合は、終了までの期間を有効期間に設定することも認められています。

36協定の特別条項

会社を取り巻く状況によって突然生じる繁忙期などを考慮した36協定の特別条項は、下記要件を満たす時のみ認められる形となります。

・突発的または一時的であること
・全体で考えた時に1年の半分を超えないことが見込まれている

特別条項の対象となる「特別の事情」とは？

特別条項おける「特別の事情」には、下記のようにより具体的な説明が必要になります。

・ボーナス商戦時期の販売、営業業務
・ひっ迫した納期への対応
・決算業務の対応

特別条項が許容される具体的な期間

前述の全体として1年の半分を超えないことをより具体的に考えると、基本的には年最大6回まで、月45時間・年間360時間の法定労働時間を超過する残業が認められる形となります。

ちなみに特別の事業による許容時間には、限度設定がありません。

しかし1ヶ月で80時間を超過する残業をさせた場合は、過重労働とみなされる可能性が高まりますので、注意が必要です。

36協定への記載も必要

36協定書の中には、下記項目で特別条項の内容も記載する必要があります。

・具体的事情
・労使手続きの流れ
・特別延長時間の時間と回数
・特別延長時間における割増賃金率

法定休日と法定労働時間についても確認しておきましょう

36協定に関する労使間トラブルや労働基準監督署からの指摘を受ける会社では、この協定を締結する事業主自身が法定労働時間のルールを知らない実態が意外と多い実態があります。

従業員の代表に対して会社で決めた36協定の内容を認めてもらうためには、その提案をする事業主自身が法定労働時間や法定休日、割増賃金に関する基礎知識を持たなければなりません。

また認識の違いでトラブルが生まれやすい実態を考えると、労働基準法の知識を持った事業主が自身の会社の特徴に合ったルールを定めていくことが労使間の円満な関係に繋がると言えそうです。

36協定について不明点がある場合は？

36協定の届け出などで不安や疑問点がある場合は、労働基準法に関する問題の解決実績が豊富な弁護士に相談をしてみてください。

さまざまな会社の労使間トラブルを解決する弁護士は、36協定だけでなく会社や労働者の満足できる就業規則の作成アドバイスなども行えます。

またこうした労働法のプロフェショナルに早いうちから相談をしておけば、従業員の離職原因にも繋がるサービス残業の問題などについても対策を講じやすくなると言えそうです。