就業規則は必ず写しを配布するべき？
就業規則の周知方法には、「スタッフに写しを配布すること」以外にさまざまな手段が存在します。
雇用時に就業規則の写しを配布すれば「渡した」という主張が可能となりますが、一気に数十～数百人もの採用をする企業では、コピー代や用紙代を含めて「現実的な方法ではない」と考えられるのです。
また就業規則のコピーは、その資料を用意するスタッフにも大きな負担をかけることにもなりかねませんので、「会社の規模・人数によっては行うべきではない方法」と捉えておくと良いでしょう。
配布以外に就業規則を周知徹底する方法はある？
従業員ひとりひとりがパソコンを使う、あるいは、共有端末を使ってワークフローなどの申請を行う会社では、共有サーバ内に就業規則を備え置いて配布以外の方法で周知義務を果たす方法もおすすめです。
共有サーバ内に就業規則を備え置いておくと、編集や改訂もしやすくなりますので、社内のルール変更を頻繁に行う可能性が高い場合は、なるべく配布以外の方法で運用を行うべきと言えるでしょう。
また、社内でグループウェアを使っている際には、同報メールで最新の就業規則を送信しても良さそうです。
パソコンのない環境の場合は就業規則を配布するしかない？
パソコンやサーバのない会社で就業規則を作った場合は、共有のロッカーに就業規則の最新版を入れておくこともおすすめの方法です。
この場合は「誰もが就業規則を閲覧できること」が大事な条件となりますので、ロッカーや引き出しに鍵を付けることは、場合によっては従業員への周知がなされていないと判断されるおそれがありますので、やめるようにしましょう。
鍵をかけることによって従業員の全てが閲覧できない就業規則は、その効力が認められなくなりますので、注意が必要です。
就業規則の配布や扱いに悩んだ時には？
事業主が果たすべき就業規則の周知義務の方法に悩んだ時には、人数分の配布といったコストのかかる方策に挑戦する前に、労働基準法関連に詳しい弁護士または社会保険労務士に相談することをおすすめします。
労働基準法を得意とする弁護士・社会保険労務士は、就業規則の周知義務だけでなく作成や変更などのアドバイスも行えます。
また弁護士・社会保険労務士をアドバイザーにすることで間違った就業規則の保管による労使間トラブルも回避可能となりますので、事業主の負担を増やさないためにも一度相談しておくべきといえるでしょう。
