夏季休暇のルールも就業規則内で定めるもの
夏季休暇のルールを就業規則の中で定めなければならない理由は、休暇に関する項目が絶対的記載事項に含まれるものだからです。夏休みを含めた休暇全般の内容が一切書かれていない就業規則は、労働基準法違反となります。また労使間のルールブックともいえる就業規則の中に夏季休暇の規定がなければ、新たに雇い入れた人たちが「この会社には夏休みがない」と捉える可能性も出てきます。多くの従業員がそのスケジュールや仕組みを早い段階で把握できるようにするためにも、夏季休暇のルールはしっかり就業規則内に盛り込むべきだと言えるでしょう。
社内文書やグループウェアでお知らせをする
就業規則の中でルールを定めた夏季休暇も、取得可能な時期が近づいたら、「休暇届提出のお願い」を兼ねてグループウェアや社内文書などを使ってお知らせをするのが理想です。こうした通知を早めに行なう会社では、従業員ひとりひとりが仕事とプライベートの日程調整をスムーズに進められる傾向があります。特に開発系プロジェクトの場合は、「夏休みまでにここまでの作業を完了させておこう」といった目標を立てることができるので、誰もが楽しみにする夏季休暇のお知らせにはスタッフのモチベーションを高める役割もあるといえます。
夏季休暇の届け出とスケジューリング
従業員のそれぞれが自分の好きなタイミングで夏季休暇を取得する場合は、事前の休暇届をきちんと提出してもらう必要があります。また、同プロジェクト内で複数人の従業員が夏休みを取ってしまうと、トラブル対応や問合せ対応ができなくなる可能性もあるので、各チームでスケジュール調整を行なうようにお願いすることも必要だといえます。
取引先への通知も必要
夏季休暇によって担当者不在や問合せ窓口の休止が生じる場合は、その詳細について取引先に伝える必要があります。こうした文書を早めに送信しておくと、夏休み前にお客様が抱える不安や疑問も解消しやすくなります。また担当者が夏休みに入っている間は会社に問合せの電話があまり来なくなるので、出勤しているスタッフの苦悩や困惑を軽減するといった意味でも取引先に通知を出すメリットは大きいといえます。
