社内で在宅勤務や在宅ワーク、テレワークを認める際の就業規則について


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場所や時間の制約を受けずに柔軟に働くことのできる在宅勤務やテレワークは、多くの会社で高く注目される存在です。

こうした制度を上手に導入すれば、従業員のワーク・ライフ・バランスに好循環をもたらすことができます。

また在宅勤務やテレワークによってスタッフの負担が軽減されると、会社にとっても離職者の増加にブレーキをかけやすくなると言えるでしょう。

今回は、事業主の皆さんと一緒に、在宅勤務やテレワーク導入時に整える必要のある就業規則に関するポイントをチェックしていきます。

在宅勤務とは?

オフィスに通勤せずに自宅で作業を行う働き方を、在宅勤務と呼びます。

リモートワークの一種となる在宅勤務は、場所や時間にこだわらない働き方として、多くの会社で注目され始めています。

また在宅勤務の中には、サテライトオフィスやモバイルワークといった概念も含まれているようです。

《テレワークも在宅勤務の一種なの?》

インターネットや情報通信機器の活用によって場所や時間にとらわれない働き方を実現するテレワークも、在宅勤務やリモートワークと同じ意味として使われることの多い言葉です。

こうした機器の活用に注目するテレワークの場合、雇用型と非雇用型によってその形態が大きく異なる実態があります。

在宅勤務やモバイルワークは、雇用型テレワークの中で代表的な存在です。

これに対して個人事業主が行うSOHOや、個人が請負契約で作業を行う在宅ワークについては、非雇用型のテレワークに分類されています。

在宅勤務にも就業規則は必要?

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常時10人以上の従業員を雇う会社では、その働き方が在宅勤務であっても必ず就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出る必要があります。

スタッフの人数が10人より少ない会社の場合は、就業規則の作成義務はありません。

しかし在宅勤務という特殊な働き方によって、労働者と事業主の間にさまざまな認識のズレが生じる可能性を考えると、就業規則を作っておいた方が労使間トラブルを防ぎやすくなると言えるでしょう。

また事業主とスタッフが離れて作業をする在宅勤務の場合、互いのコミュニケーションも図りにくい難点もありますので、就業規則の中でルールを定めておいた方が効率よく業務指示などができると言えそうです。

ここからは、在宅勤務やテレワークを導入する会社の就業規則で決めておくべきポイントとその理由について、皆さんと一緒に詳しく見ていきます。

在宅勤務の就業規則作成のポイント1 在宅勤務を認める条件

一部の従業員だけに在宅勤務やテレワークを許可する場合は、その判断基準に繋がる条件を決めておく必要があります。

《障害や病気などのやむを得ない事情》

在宅勤務の許可をする際には、希望者に病気や障害、家族の介護や育児といったやむを得ない事情があることが前提となります。

こうした事情を就業規則の中に定めなければ、単純に「通勤が面倒くさい」とか「オフィスより自宅の方が捗る」といった勝手な理由で在宅勤務申請をするスタッフが増える形となるのです。

それでも業務的に支障がなければ問題がないかもしれませんが、真面目にオフィスに出勤し続ける従業員に不満を抱かせないためには、就業規則の中で在宅勤務やテレワークをする条件を決めておくのが理想と言えそうです。

《入社からの年数》

従業員に在宅勤務を許可するためには、傍に上司がいなくても自宅で作業を進められるだけの経験や対応能力が必要となります。

こうした要素を就業規則の中に盛り込む際には、入社年数でボーダーラインを定める会社が多いようです。

例えば、就業規則の中に「入社から1年が経過していること」という条件を入れた場合、1年間という期間を使って在宅勤務を行う上で欠かせない教育などもできることでしょう。

《職務内容》

在宅勤務やテレワークは、全ての業種に適用できる働き方ではありません。

例えば、会社にあるマシンを使って作業を行う製造業や、来店するお客様の接客をするサービス業に従事する従業員の場合、どんな事情や健康上の問題を抱えていても在宅勤務の許可をすることはできないと言えそうです。

これに対して企画やプログラミング、開発などを行うスタッフについては、パソコンを使って自宅作業も可能なケースが多いと考えられますので、就業規則の中には必ずテレワークを認められる職務内容や部署を具体的に書いておくようにしてください。

《会社側の許可・申請手続き》

在宅勤務の条件に該当した従業員は、就業規則の中に書かれている方法で申請手続きを進める必要があります。

一般的な会社では、在宅勤務の始まる数週間前までに所定の申請書を使って上司に届け出をする流れとなります。

また本人の障害や病気、家族の介護を理由に在宅勤務をする場合は、申請書と一緒に診断書を提出してもらう必要があると言えるでしょう。

こうした形でスタッフによって事情や添付書類の変わってくる手続きの流れと注意点は、そのパターン別に就業規則の中に記載しておくのが理想と言えそうです。

在宅勤務の就業規則作成のポイント2 在宅勤務を認める期間

在宅勤務は基本的に、定められた期間の中で行うのが理想です。

例えば、テレワークの期間を就業規則の中で定めない会社では、在宅勤務中の従業員がなかなか通常勤務に復帰してくれないといった問題が生じやすくなります。

また回復の見込みがある病気や事情の場合は、将来的にオフィス勤務に戻ってもらうことが理想となりますので、就業規則で定める一定期間が過ぎたら事業主との面談などを行いながら先のスケジュールを決めていくなどの方法をとった方が良いと言えそうです。

この他に在宅勤務制度を導入する会社の中には、最初に定めた期間以上のテレワークを希望する場合に、延長申請をして事業主から承認を得るところも非常に多く見受けられます。

在宅勤務の就業規則作成のポイント3 就業時間

仕事の合間に家事や介護などを行うことも多い在宅勤務の場合、労働基準法38条の2で定める事業場外労働のみなし労働時間制により、所定労働時間を働いたとみなすという考え方で就業規則をつくる会社が大変多く見受けられます。

この制度を使う場合は、下記の3条件が必要となります。

・在宅勤務者の仕事が、私生活を営む自宅で行われていること

・在宅勤務者が仕事に使う携帯電話やパソコンを会社と常時繋げる指示がされておらず、本人が通信を切断したり、機器から離れることも可能であること

・在宅勤務者の行う業務が随時、会社側の具体的な指示に基づいているわけではないこと

これらの条件を満たさない場合は、オフィス勤務の従業員と同じように就業時間の管理や残業代の支払いが必要となりますので、注意をしてください。

《在宅勤務中の休日労働、深夜労働の扱い》

在宅勤務者に事業場外労働のみなし労働時間制を適用する場合においても、休日深夜に作業が行われた時には、休日割増賃金や深夜割増賃金を支払う必要が出てきます。

しかし自宅で仕事をする在宅勤務者の場合、自分の体調や介護をしている家族の都合で、休日深夜に作業をしなければならないケースもでてくるのです。

こうしたトラブルを防ぐためには、割増賃金の支払いが必要となる休日・深夜の労働を行わないという基本ルールを作るのも方法のひとつです。

また休日・深夜労働を許可制にしたり、実際に作業をした時間を業務日報などで報告してもらう仕組みを導入するのも、より良い対策になると言えるでしょう。

在宅勤務の就業規則作成のポイント5 就業場所に関するルール

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在宅勤務やテレワークを許可する時には、「どこで作業をするのか?」というのも就業規則の中で決めておくべきポイントです。

前述の事業場外労働のみなし労働時間制を採用するためには、在宅勤務を行う従業員が、私生活を営む自宅で日々の作業を進める必要が出てきます。

これに対して臨機応変に場所を問わずに就業してもらうシステムにする場合は、作業状況の管理や情報漏洩を含めて、会社側で想定すべき事項が増えると言えそうです。

在宅勤務の就業規則作成のポイント6 業務情報の取扱ルール

テレワークや在宅勤務を許可する場合、業務上の情報を社外に持ち出すことによる、情報漏洩への注意やルール作りも必要となります。

まず、就業規則の中で機密情報とそうでない情報の違いについて、明確に分けておく必要があります。

またテレワークをするために機密情報を持ち出す際には、上司に許可をもらうなどのルール作りも欠かせないと言えるでしょう。

この他に自宅以外の就業場所を許可した場合は、ノマドワーカーのようにカフェなどで仕事をした後、その場所に会社の資料などを忘れてくるリスクについても想定しなければなりません。

また社外にパソコンを持ち出せば、自宅に帰るまでの公共交通機関などで盗難に遭うリスクも高まりますので、紙資料や電子データだけでなく、パソコンやタブレットなどの扱いについても徹底した教育が必要になると言えそうです。

在宅勤務の就業規則作成のポイント7 在宅勤務中の手当支給のルール

テレワーク期間中は基本的に、通勤手当・皆勤手当・固定残業手当の3つについて、オフィス勤務する従業員とは異なる対応をしなければなりません。

《通勤手当》

会社に出勤することのない在宅勤務者には当然、通勤定期代などの手当を支給する必要がなくなります。

こうしたスタッフが業務報告やミーティングなどで時々会社に来る場合は、出勤日にかかったガソリン代や公共交通機関の運賃分を請求できる仕組みも必要だと言えるでしょう。

《固定残業手当》

事業場外の労働みなし時間制により固定残業手当を支給する会社では、在宅勤務者への対応についても検討すべきと考えられます。

前述のとおり、作業の合間に家事や育児、介護などのできる在宅勤務者の場合、固定残業手当を支給しないことが合理的となるようです。

《皆勤手当》

社内に皆勤手当がある場合、オフィスに出勤しない在宅勤務者に対して、通常勤務者とは異なる支給基準を設ける必要もでてきます。

またオフィスに来ない在宅勤務者の場合、皆勤手当を与えることに他のスタッフが不満を抱く可能性もありますので、会社全体に平等な基準でさまざまなルールをつくる心掛けも欠かせないと言えそうです。

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