閲覧環境を整えることは事業者の義務です！
労働基準法の第106条、施行規則第52条の2では、事業者が作った就業規則を労働者に周知することを義務付けています。
労働者が必要な時に閲覧できる状態を作らない限りは、「周知をしていない」と捉えられてしまうこともあるため、注意が必要です。
今回は就業規則の閲覧環境について、労働基準監督署で推奨する方法などをご紹介していきます。
就業規則を閲覧できない状況を訴える労働者が急増している！
就業規則を確認したくても会社側から拒否されることや、労働者にとって「どこに就業規則があるのかわからない」といった状況は、就業規則の周知義務違反として労働基準監督署への申告が可能です。
この実態を労働基準監督署が調べて「悪質な違反がある」と判断された場合は、労働基準法に基づいたペナルティが企業側に課せられることになります。
なかには就業規則に関する通報をきっかけに、他の違反行為が浮き彫りになる事例も多く見受けられますので、大事な会社を守るためには「従業員が見やすいところに就業規則を置くこと」が必要になるといえます。
就業規則の閲覧環境の整備1 グループウェアやサーバの活用
従業員すべてにパソコンが支給されていたり、作業全般をパソコンで行う会社の場合は、誰もが閲覧できるグループウェアやサーバに就業規則のファイルを置く方法がおすすめです。
この方法で閲覧環境を整備すると、変更や改訂の度に印刷を行う手間やコストが省けるメリットがあります。
就業規則の閲覧環境の整備2 契約時に配布する
短期契約のアルバイトやパートタイマーなどの採用が多い会社では、契約手続きの際に、プリントアウトした就業規則を個別に配布する方法がおすすめです。
この方法を採用すると、アルバイト従業員にありがちな「どこに就業規則があるのか探せなかった」というトラブルを回避することができます。
また、入社時に必ず配布することで、「そもそも就業規則を受け取ったことがない」などの従業員側からのクレームが生じることを防ぐことができますので、リスク回避という意味でもおすすめの方法といえるでしょう。
まとめ
就業規則における閲覧環境の整備は、従業員の雇用形態や就業環境によって大きく異なるものです。
就業規則の作成や閲覧に関する悩みやトラブルが生じた時には、事業主だけで抱え込まずに労働問題を多く取り扱っている四ツ橋総合法律事務所にご相談ください。
